کسب و کار یک سیستم است که با استفاده از مجموعه ها و اجزا، خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. اما به کمک سیستم مجموعه ای که همانند سیستم کسب و کار عناصری به هم پیوسته دارد شامل: (افراد، اسناد و ابزار) نتیجه بهتر و درواقع سود بیشتری خواهد داشت.

سیستم سازی کسب و کار در واقع شامل کارهایی می‌شود که برای خودکارسازی کسب و کار و  عدم وابستگی به نظارت کامل مدیر انجام می‌شود تا زمانی که مدیر در محل کار نیست تمام کارها به خوبی پیش برود.

اجزای سیستم کسب و کار:

○ افراد : که شامل خودمان کارکنان و تمام تامین کنندگان و کسانی از که در روند کاری کسب و کار ما اثر گذار هستند میباشد.

○ اسناد : درواقع منظور از اسناد چشم انداز، مأموریت ها، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل هایی است که در آن از فرآیندهای کسب و کار توضیح داده شده است.

○ ابزار :  یکی از مهمترین بخش های سیستم کسب و کار ابزار و تجهیزاتی هستند که در روند پیشرفت کسب و کار کمک زیادی می‌کند شامل کامپیوتر، وب سایت، سیستم تلفنی، نرم‌افزارها و سامانه پیامکی و … می باشند.

تعریف علمی سیستم سازی:

مطمئناً در حال حاضر شما یک سیستم کسب و کار دارید. یعنی کارمندانی که از با استفاده از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، فکس، تلفن و … طبق دستود العمل های مکتوب نشده ای روند کار شما را انجام میدهند. اما می‌توان با بهینه‌سازی اجزای سیستم روند کاری را بهتر کرد یعنی از افراد بهتر ، کارآمد تر و قوی تر استفاده کرد به طوری که تمام فعالیت ها و فرایندهای کسب و کار را ثبت کنیم و همراه با اسناد کسب و کار را پیش ببریم و همچنین تجهیزات و ابزار حرفه ای تر استفاده کنیم تا سیستم کاری بهتر شود.

دلایل مهم و کلیدی برای سیستم سازی کسب و کار :

۱- آزاد شدن وقت مدیر

اگر برای کسب و کارتان سیستم سازی صحیحی انجام دهید دیگر به عنوان مدیر نیازی نیست که در تمام جزئیات و تصمیم گیری های کوچک نقش داشته باشید و در واقع وقت شما آزاد تر می شود و می توانید قسمتی از وقتتان را صرف تفریح و استراحت کنید که همین موضوع باعث افزایش عملکرد شما در محل کار هم می شود.

۲- پرداختن به کارهای مدیریتی و عملکرد بهتر مدیر

بیشتر مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی دهند بلکه وظایفی را انجام می‌دهند که درواقع از یک کارمند خوب برمی‌آید. کارهایی مانند امور مالی، خرید مواد اولیه، حسابداری و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست، وظایف اصلی مدیر در واقع مواردی است مانند استخدام، اخراج، هدف گذاری، انگیزش کارکنان، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و… میباشد که اگر سیستم سازی کسب و کار نداشته باشید هیچ وقت فرصت انجام این امور را نخواهید داشت.

۳- رشد کسب و کار

برای رشد کسب و کار شما نیاز دارید که کار شما در مقیاس بزرگ انجام شود و هر کار بزرگی نیاز به  سیستم سازی خواهد داشت. اگر  سیستم سازی انجام نشود رشد کسب و کار شما بسیار محدود خواهد بود و بالاخره در نقطه ای متوقف خواهد شد.

برای مثال فرض کنید که میخواهید خدماتی پس از فروش به مشتریان خود ارائه کنید، اگر که فقط ۵ مشتری داشته باشید این کار برای یک کارمند باهوش بسیار ساده خواهد بود اما به این فکر کنید که شما ۵۰۰ یا ۵۰۰۰ مشتری داشته باشید دیگر امکان پذیر نیست که صرفاً با نیروی انسانی باهوش کارهای خود را بدون اشتباه و سریع پیش ببرید پس نیاز شما به سیستم سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه ریزی دقیق است تا بتواند به چند هزار نفر خدمات همزمان بدهد، پس اگر همین الان به سیستم سازی کسب و کار خود نپردازید کسب و کار شما محدود و پس از مدتی متوقف

خواهد شد.

آیا کسب و کار شما نیاز به سیستم سازی دارد؟

اگر شما جزو افرادی هستید که می‌خواهید کارهای خود را با روزانه بیش از ۸ ساعت کار کردن به پایان برسانید مطمئناً به سیستم سازی کسب و کارتان نیاز دارید، خیلی کم پیش می‌آید که یک کارآفرین موفق را ببینیم که روزانه بیش از ۱۰ ساعت کار میکند و همیشه پر مشغله و خسته باشد. راز موفقیت کسب و کار لزوماً بیش از حد کار کردن نیست بلکه درست کار کردن آن است… تمام مدیران کسب و کارهای بزرگ با اصطلاحی به نام سیستم سازی کارهای خود را اداره و رشد آن را تضمین می کنند.

○اگر می خواهید بدانید که آیا شما به علم سیستم سازی نیاز دارید یا خیر کافی است به سوالات زیر پاسخ دهید

۱- آیا با وجود تلاش زیاد پیشرفت کافی و دلخواه خود را ندارید؟

۲- اگر سرکار نروید همه چیز از هم می‌پاشد؟

۳- لذت شما از کار کردن از بین رفته است؟

۴- آیا کارهای ناتمام بسیار زیادی دارید؟

۵- شما فقط شاغلید نه مدیر یک کسب و کار، به این معنی که اگر شما به محل کار‌نروید هیچ کاری به خوبی پیش نمیرود!

اگر پاسخ شما حتی به یکی از سوالات بالا مثبت است وقت آن رسیده که تغییری بزرگ در کسب و کارتان ایجاد کنید و سیستم سازی را آغاز کنید.

هدف ما از سیستم سازی کسب و کارتان این است که با حداقل حضور شما در محل کار تمام کار ها به خوبی پیش برود و شما با موفقیت و کسب درآمد بالا، زمان کافی برای تفریح و استراحت هم داشته باشید.

از دلایلی که معمولا باعث می‌شود مدیران سیستم سازی برای کسب و کارشان استفاده نکنند عبارتند از:

۱- بی علاقه بودن به واگزاری کارها

بسیاری از مدیران این تفکر را دارند که اگر خودشان کارها را انجام ندهند کارها درست پیش نمی رود و کسی نمی تواند مثل خودشان کارها را درست انجام دهد و یا اینکه اگر خودشان کارها را انجام ندهند فرد بی ارزشی هستند و کارکنان از او حساب نخواهند برد اما تمام این تفکرات اشتباه محض است.

فرض کنید افرادی همانند بیل گیتس، استیو جابز و… به این صورت فکر می‌کردند. مطمئناً وضعیت فعلی آنها یک شرکت بسیار کوچک بودکه خودشان در حال برنامه‌ نویسی بودند چون فکر می کردند که هیچ کس نمی تواند همانند خودشان برنامه‌نویسی را انجام دهد برای داشتن کسب و کار موفق هیچ راهی جز واگذاری مسئولیت ها به دیگران را ندارید که البته این واگذاری تا مدتها باید با آموزش و نظارت شما همراه باشد تا نتیجه مطلوبی داشته باشید.

۲-ترس از فناوری

یکی از مزایای سیستم سازی این هست که اپلیکیشن هایی وجود دارد که توسط آن می توانید تمام کارهای لازم را فهرست کنید تا اپلیکیشن به زمان خود آنها را به کارمندان یادآوری کند و روند پیشرفت کار را به شما اعلام کند. این فناوری به نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مختلفی نیاز دارد و شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند اما برای پیشرفت باید بر این ترس غلبه کنید. کافی است که تمام کارهای مربوط به فناوری را به یک تیم متخصص حرفه‌ای واگذار کنید و به آنها اعتماد کنید شما فقط بگویید که چه چیزی مدنظرتان است و آن تیم اطلاعات لازم را برای سخت افزار و نرم افزار مناسب را دارند و در اختیار شما و کسب و کارتان قرار خواهد داد.

۳- پر مشغله بودن

بسیاری از مدیران پر مشغله هستند که البته این از نشانهایی است که شما نیازمند سیستم سازی کسب و کارتان هستید. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد، اگر که شما فرد پرمشغله ای هستید نشان دهنده این است که شما کارهایی را انجام می دهید که اصلا وظیفه شما نیست بلکه وظیفه کارمندانتان است. شما باید وقتتان را صرف برنامه ریزی، فکر کردن و طراحی استراتژی بکنید.

۴-ایده آل گرایی

برخی از مدیران بیش از حد ایده آل گرا هستند و بیشتر وقت خود را صرف برنامه ریزی و بررسی مواردی می گذراند که هیچگاه اجرا نخواهد شد. ایده آل گرایی بیش از حد باعث می‌شود تا جوانب مختلف با دقت بررسی نشده و هیچ اقدامی به صورت درست صورت نگیرد این ایده آل گری ها معمولاً باعث به تعویق افتادن کارها شده و در آخر باعث محدود شدن کسب و کار و عدم پیشرفت خواهد شد.

تنها راه داشتن کسب و کاری موفق آن است که کارهای تخصصی مانند طراحی، برنامه نویسی، گرافیک، حسابداری و … را به دیگران واگذار کنید و خودتان نظارت بر درست پیش رفتن اهداف و کارها را انجام دهید. در کتاب (ثروت سریع) نوشته آقای (هارو اکر) توضیح داده شده که بسیاری از مدیران خودشان از مهم ترین و کلیدی ترین طرح زنده سیستم شان هستند، پس بزرگترین مانع رشد کسب و کار هم خودشان هستند؛ چون اگر از صبح تا شب تلاش نکنند کسب و کار پیش نمی‌رود.

سیستم سازی برای مدیران در ۳ گام

۱- بهینه سازی افراد:

یک قدم بسیار کلیدی و ضروری در بهینه سازی افراد، استخدام فرد مناسب است اغلب مدیران استخدام را به دید یک بحران می بینند و برای آن وقت کافی را نمی گذارند.

برای استخدام بهتر به شما پیشنهاد میکنیم

○برگ تقلب استخدام

○۲۴ سوال اپل در مصاحبه های استخدام

○و  کتاب استخدام و اخراج نوشته برایان تریسی

را مطالعه کنید.

قدم بعدی واگذاری کارها است تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید و حتی اگر با کاری جدید مواجه شدید فرد مناسبی را برای انجام آن کار جستجو کنید حتی اگر نیاز به کمی آموزش داشته باشد، توانایی کارمندان خود را دست کم نگیرید مطمئناً کارمندانی دارید که با کمی تشویق و راهنمایی کارهایتان را از خود شما هم بهتر انجام خواهند داد. به جای کنترل لحظه به لحظه کارمندان فقط هفته ای یکبار برای ایجاد نظم جلسه داشته باشید و روند پیشرفت کارها را را بررسی کنید.

برای تصمیم بهتر در واگذاری مسئولیت ها به کارکنتان پیشنهاد میکنیم کتاب

○واگذاری کارها مهمترین مهارت یک مدیر

○ تصمیم‌گیری را واگذار کنید

○ استفاده از فرمول《دوان》 برای کارهای روزانه

○کتاب واگذاری کارها نوشته برایان تریسی

را مطالعه بفرمایید

هرم مازلو در مدیریت کارکنان

اگر می‌خواهید کارکنان شما حتی در زمانی که حضور ندارید طبق وظایف اصلی خود کار کنند باید نموداری برای ارتقاع کارکنان داشته باشید تا حس مسعولیت پذیری  داشته باشند باید حس کنند که کسب و کار کوچکی در محل کار خود دارند در این صورت زمانی که شما حظور ندارید کار هارا پیش خواهند برد.

بهینه سازی ابزار و تجهیزات

ممکن است لازم باشد برای سیستم سازی تجهیزات جدید تهیه کنید و یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. برای مثال می توانید با نصب و راه اندازی یک سیستم تلفنی از تماس های تلفنی گزارش بگیرید و یا پیام های تلفنی را گوش کنید میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را برسی کنید تا ببینید مشکل چه بوده. سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می کنند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند و همچنین نصب نرم افزار هایی برای چت های داخلی می‌تواند فرآیند کاری شما را آسان تر کند. شما می توانید بسیاری از کارهای تکراری و خسته کننده را با استفاده از سخت افزار یا نرم افزار خودکار سازی کنید برای شروع سیستم سازی در مرحله اول باید تشخیص دهید که کدام قسمت کسب و کار بدون تجهیزات مناسب، سخت تر و طولانی تر شده است و سپس ابزارهای مناسب را تهیه و روند کاری را بهتر کنید هیچگاه اهمیت ابزارهای خوب و حرفه‌ای را دست کم نگیرید.

بهینه سازی اسناد و دستورالعمل ها

بزرگترین ضعف اغلب کسب و کارها می‌تواند وجود نداشتن دستورالعمل‌های مشخص برای هر کار باشد، در واقع هر فعالیتی که در کسب و کار انجام می‌شود باید به صورت دستورالعمل مشخص باشد. برای مثال اگر مشتری به شما درخواست تخفیف کرد و یا اینکه از بالا بودن قیمت گفت در تمام موارد باید دستورالعمل مشخص  برای پاسخ به هر سوال داشته باشید و اگر دیدید که دستورالعمل های تهیه شده عالی و کارآمد نیستند آنها را بهبود ببخشید. در بسیاری از شرکتها این دستورالعمل‌ها در جایی ثبت نشده و فقط در ذهن کارکنان وجود دارد اما این بسیار اشتباه است. چون اگر روزی کارمندی ویا مدیر غایب باشد همه چیز به هم می‌ریزد مزیت داشتن دستور العمل آن است که میتواند راهنمای تمام کارمندان باشد و می‌توان به مرور زمان آن را بهبود بخشید.

مثالی از سیستم سازی تعمیرگاه اتومبیل

فرض کنید که شما تعمیرکار اتومبیل هستید و درآمد فعلی شما ۵ میلیون تومان در ماه است اما از این لحظه تصمیم میگیرید که سیستم سازی کنید اگر حجم کارهای شما ۱۰  برابر بیشتر می شد چه اتفاقی رخ می داد آیا می توانستید در روز به جای تعمیر ۵ اتومبیل ۵۰ اتومبیل تعمیر کنید؟ چنین کاری برای یک تعمیرکار امکان پذیر نیست پس باید تغییراتی در کسب و کار ایجاد شود. یکی ایده آن است که تعمیرکارانی را بیاورید که با قیمت کمتر از شما حاضر آن کار را انجام دهند و شما از هر تعمیر سودی بگیرید. شاید به این نتیجه برسید که ممکن است تعمیر کاران حرفه ای نباشند و آموزش تعداد زیادی تعمیرکار سخت و زمان بر باشد. ناگهان به این فکر میرسید که یک‌بار آموزش دهید و فیلم آموزشی تهیه کنید تا نیاز نباشد به هر نفر جداگانه آموزش دهید اما ممکن است که همه افراد متوجه مطالب نشوند‌، پس به فکر آزمونی برای سنجیدن مهارت تعمیرکاران می افتید.

نکته دیگر اخلاق و رفتار تعمیر کار است که باید خوش اخلاق و دلسوز باشد و با مشتری دوست شود تا جذب مشتری داشته باشید پس باید معیار هایی برای استخدام تعمیر کاران داشته باشید، اما مصاحبه با تعداد زیادی از تعمیرکاران بسیار وقت گیر خواهد بود. شما باید سوال‌هایی را طراحی کنید که روش دقیق استخدام در آن توضیح داده شده باشد. شاید افرادی که استخدام میشوند کار مشتری را خوب انجام ندهند و باعث از دست دادن مشتری های خوب شما شوند پس راه حل چیست؟ شاید بتوان سیستم نظر سنجی طراحی کرد که از مشتری  بعد از تمام شدن تعمیر اتومبیلش سوالهایی بپرسید؛ اما خوب هر شخصی ممکنه که نظر سنجی ها را پر نکند و اینگونه باشد که مجبور شوید که مشتریان را ترغیب کنید به پر کردن فرم ها…شاید شستشوی رایگان اتومبیلشان  و یا دستمال کاغذی رایگان ایده خوبی باشد و …..

دید که چگونه با یک تغییر دیدگاه ساده ایده های جدید به ذهنتان می رسد؟ شاید نتوانید کسب و کارتان را ۱۰ هزار برابر کنید ولی می توانید همین کسب و کار کنونی خود را به گونه‌ای طراحی کنید که قابلیت رشد ۱۰ هزار و برابری را داشته باشد.

حل سیستمی مشکلات کسب و کار

یکی از فواید سیستمی شدن یک کسب و کار تکیه نکردن به صورت کامل به دقت و کارایی کارمندان و حل مشکلات به صورت سیستمی است.

فرض کنید شما فروشنده محصولی با کاور های یک شکل و اندازه هستید و برای ارسال محصول کارمند مربوطه باید نوشته روی جعبه را با فاکتور تطبیق داده و سپس ارسال کند؛ شما پس از مدتی متوجه میشوید زمانی که کارمند شما خسته است گاهی محصول مربوطه را اشتباه بسته بندی و ارسال میکند.

یک راه کار غیر سیستماتیک و اشتباه این است که کارمند را تهدید به پرداخت جریمه یا حتی اخراج شدن کنیم زیرا خطای انسانی اتفاقی حل نشدنی است. راهکار سیستماتیک این است که کاور و شکل ظاهری محصولاتمان را به صورتی طراحی کنیم که از یک دیگر متمایز باشد در این صورت حتی زمانی خستگی کارمندان نیز تشخیص دادن رنگ یا شکل کار سختی نیست پس مشکل برطرف خواهد شد.

مشکل بسیاری از مدیران و کار آفرینان هم همین است که به جای سیستمی کار کردن وقت خود را صرف خدماتی میکنند که به عهده کارمند میباشد؛ در این صورت جلو پیشرفت کار گرفته خواهد شد.

 ۸ پیشنهاد برای سیستم سازی کسب و کار

۱- زمانی که کاری پیش می آید سعی میکنید خودتان آن را حل کنید یا آن را واگذار میکنید؟ بسیاری از مدیران وقت خود را صرف کارهای کوچک کم ارزش میکنند پس وقتی برای انجام کارهای مهم نخواهند داشت.

۲- فعالیت های محل کار خود را فهرست و به ۳ دسته تقسیم کنید…۱-کارهایی که پیتوان حذف کرد ۲- کارهایی که میتوان واگذار کرد ۳- کارهایی که فقط از عهده خودتان بر می آید.

۳- آیا برای تصمیمات از قانون ۲۰_۸۰ پیروی میکنید؟ تنها ۲۰٪ از تصمیمات مهم و حیاطی هستند پس تصمیمات کوچک را به کارمندان قابل اعتماد واگذار کنید تا وقتتان تلف نشود.

۴- آیا کارهایی دارید که به کارمند حظوری نیازی ندارد؟ آنهارا برون سپاری کرده و به تیم متخصص آن کار در خارج از محل کار خود بسپارید.

۵- آیا تمام کارهای شرکت و کسب و کار را به دستورالعمل تبدیل کرده اید؟ اگر نه با کمک کارمندان خود فهرستی از دستور العمل ها تهیه کرده و از تمام کارمندان بخواهید کارهارا طبق آن انجام دهند.

۶- آیا گزارش کارهارا چک میکنید؟ از کارمندان بخواهید تمام کاهایی که انجام میدهند را به صورت یک فایل گزارشی به ایمیل شما ارسال کنند تا در جریان تمام کارها باشید.

۷- انباری برای روز مبادا داشته باشید. سعی کنید تمام تجهیزات مهم و ضروری را در انبار داشته باشید که اگر روزی یکی از تجهیزات خراب شد یا به هر دلیل غیر قابل استفاده شد منبع تقضیه فوری داشته باشید.

۸- فایل های لازم و ضروری را در دسترس تمام کارمندان قرار دهید. میتوانید با شبکه کردن سیستمهای محل کارتان فایلهای مهم را در اختیار تمام کارمندان قرار دهید